Banyak perusahaan dan organisasi belum memiliki standar acuan dalam menjalankan tugas mereka. Terlebih lagi, ketika alur kerja melibatkan beberapa departemen, perusahaan memerlukan standar yang dapat diikuti oleh semua departemen dan karyawan agar tanggung jawab jelas.

Untuk mengatasi masalah ini, beberapa perusahaan telah menetapkan SOP, atau Standar Operasional Prosedur, yang menjadi acuan dalam melaksanakan tugas.

Apa Itu Standar Operasional Prosedur (SOP)?

SOP adalah sistem terstandarisasi berupa dokumen yang menjadi panduan atau pedoman dalam mengerjakan suatu tugas atau pekerjaan. Meskipun struktur dokumennya umumnya sama, SOP dapat berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya.

Tidak hanya perusahaan, instansi dan organisasi juga menggunakan SOP untuk memastikan pekerjaan pegawai menjadi terarah.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

1. Moekijat (2008): SOP adalah urutan tahapan tentang bagaimana suatu pekerjaan dilaksanakan, termasuk cara melaksanakannya, lokasi, waktu, dan siapa yang melaksanakannya.
2. Insani (2010): SOP adalah dokumen yang memuat serangkaian instruksi tertulis yang digunakan dalam penyelenggaraan administrasi perkantoran, mencakup cara, lokasi, waktu, dan siapa yang terlibat.
3. Tjipto Atmoko (2011): SOP adalah panduan kerja untuk melaksanakan tugas dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi, baik pemerintah maupun nonpemerintah.
4. Sailendra (2015): SOP adalah dokumen yang mengonfirmasi bahwa aktivitas dalam perusahaan sudah berjalan dengan baik.

Baca juga: Konsistensi Diri Itu Penting! Coba Mulai Dari Tips Berikut

Manfaat Standar Operasional Prosedur (SOP)

Meskipun penerapan SOP mungkin terlihat rumit karena mengharuskan karyawan mengikuti dokumen tertentu, manfaatnya sangat signifikan. Berikut beberapa manfaat utama dari SOP:

1. Transparansi Informasi: Setelah melalui proses persetujuan dan diterbitkan, SOP menjadi dokumen perusahaan yang transparan dan dapat diakses oleh karyawan. Dengan adanya flowchart dan penanggung jawab dalam SOP, karyawan akan mengetahui alur pekerjaan dan siapa yang bertanggung jawab.
2. Konsistensi Informasi: Karena SOP bersifat tertulis, informasi dalam dokumen tersebut jelas dan konsisten. File master SOP disimpan oleh pihak berwenang untuk memastikan acuan tetap ada, menghindari ketidaksamaan informasi.
3. Mengurangi Terjadinya Kegagalan: SOP membantu mengurangi kegagalan dalam proses kerja, baik terkait kualitas produk maupun keselamatan kerja. Dengan mengikuti panduan dalam SOP, bahaya operasional dapat diminimalisir.
4. Legalitas: SOP memastikan bahwa prosedur yang dilakukan sesuai dengan peraturan perusahaan maupun pemerintah, termasuk persyaratan hukum untuk kegiatan tertentu seperti ekspor-impor.
5. Standar Pembelajaran: SOP juga berfungsi sebagai standar pembelajaran bagi karyawan baru, membantu mereka beradaptasi dengan cepat dan memahami aturan serta alur kerja perusahaan.
6. Acuan Kedisiplinan Kerja: Dengan SOP, karyawan memiliki panduan jelas mengenai alur kerja mereka, membantu menciptakan lingkungan kerja yang disiplin dan terstruktur.
7. Meningkatkan Kapabilitas Pekerjaan: SOP menjabarkan proses antar posisi, mendorong kolaborasi dan keterlibatan untuk menciptakan kinerja yang optimal, serta mengurangi potensi kesalahan.

Struktur Standar Operasional Prosedur (SOP)

Umumnya, dokumen SOP memiliki beberapa komponen utama:

• Maksud dan Tujuan: Menjelaskan alasan pembuatan SOP dan kegunaannya.
• Flowchart: Menggambarkan alur proses kerja menggunakan simbol-simbol notasi flowchart sesuai dengan Business Process Management Notation (BPMN), serta mencantumkan posisi atau departemen yang terlibat.
• Keselamatan Kerja: Menjelaskan potensi kecelakaan kerja dan cara menanggulanginya.
• Glosarium: Memuat istilah atau definisi kata dalam dokumen SOP, baik dalam bahasa Indonesia maupun bahasa asing.

Sebelum digunakan, SOP harus mendapatkan persetujuan dari pihak terkait, memastikan dokumen tersebut siap diterbitkan dan digunakan oleh perusahaan.

Contoh SOP di Berbagai Bidang

Berikut ini beberapa contoh SOP di berbagai divisi, dengan isi yang disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing:

1. IT:
   • Permintaan dan pembagian perangkat elektronik
   • Manajemen pemeliharaan sistem absensi karyawan
   • Penggunaan jasa IT support
2. Produksi:
   • Pengadaan bahan baku dari pemasok
   • Pemilihan supplier potensial untuk pengadaan produksi
   • Produksi bahan mentah menjadi produk setengah jadi
3. HRD:
   • Penyelenggaraan seleksi karyawan
   • Penerimaan karyawan baru dan pemberian gambaran perusahaan
   • Resign karyawan

Dengan SOP, proses kerja karyawan menjadi lebih terstruktur dan terarah, meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.